Nachricht vom 26.09.2023 
Tipps, zur Verbesserung der Budgetkontrolle von Unternehmen
RATGEBER | Viele Faktoren und Prozesse innerhalb eines Betriebs sind von den geschäftlichen Finanzen abhängig, so auch der Erfolg, das Wachstum und das grundlegende Fortbestehen. Daher bedarf es einer detaillierten Budgetkontrolle, die wiederum auf einem Budgetierungsplan, welcher sämtliche Einnahmen und Ausgaben erfasst und kontrolliert, basiert. Nur so können Unternehmen ihre Ziele in die Tat umsetzen und zahlungsfähig bleiben. Im Folgenden erfährt man, was genau die Budgetkontrolle und der Budgetierungsplan sind, warum sie so wichtig sind und worauf bei ihrer Erstellung besonders zu achten ist.
Deshalb ist die Budgetkontrolle für Unternehmen so wichtig
Je nach Unternehmensgröße kommen in einem Betrieb einige Kostenstellen zusammen, was die Übersicht über alle Finanzen und Zahlungsflüsse erschweren kann. Allerdings ist es von äußerster Wichtigkeit, dass die Summe der Zahlungsausgänge die der Zahlungseingänge nicht überschreitet. Um dies sicherzustellen, benötigt es eine sorgfältige Budgetkontrolle samt Budgetplan, die allerdings abteilungsübergreifend kommuniziert und durchgeführt werden sollte. Zudem können bei der Erfassung aller getätigten Zahlungen diverse Tools unterstützend wirken. Das Ergebnis einer erfolgreichen Budgetkontrolle ist neben dem verbesserten Überblick außerdem eine erhöhte Transparenz, die Vermeidung von eventuellen Risiken, eine entsprechende Budgetanpassung bei Veränderungen und Abweichungen sowie eine zutreffendere Umsetzung von Budgets.
Was gehört alles in einen Budgetplan?
In der Regel bezieht sich ein Budgetplan auf die Zeitspanne von einem Quartal oder einem Geschäftsjahr, wobei alle Finanzziele eines Betriebs berücksichtigt werden. Dazu wird jede einzelne Abteilung erfasst und sämtliche Ausgaben analysiert. Natürlich können sich Budgetpläne in ihrem Umfang unterscheiden, wobei sie zumindest alle die folgenden Punkte beinhalten:
● Finanzziele samt Strategien
● Erforderliche Ressourcen und Kostenaufwand
● Geplante Einnahmen
● Marge
● Budgetierung aller Abteilungen
Des Weiteren werden erneute Ausgaben mit denen aus den Vorjahren verglichen und allgemein mit den erwarteten Einnahmen verrechnet, um schlussendlich Auskunft über die einzelnen Budgeteinheiten zu bekommen.
Der Zusammenhang von Budgetkontrolle, Budgetplan und Budgetierung
Bevor es überhaupt zu einer Budgetkontrolle kommt, müssen vorerst die jeweiligen Kontrollziele festgelegt werden. Dafür wird auf die Erstellung eines Budgetplans zurückgegriffen, die alle konkreten Visionen, Strategien und Prioritäten beinhaltet. Darauf aufbauend kommt dann erst die Budgetkontrolle so richtig zum Einsatz, die dafür sorgt, dass der Budgetplan auch wie kalkuliert umgesetzt wird.
Grundsätzlich unterscheidet man verschiedene Arten von Budgetierungen, wobei sich der Großteil in diese beiden kategorisieren lassen:
1. Top-Down-Budgetierung: Hier wird auf der Führungsebene begonnen und absteigend der Hierarchie die jeweiligen Teilbudgets berechnet.
2. Bottom-Up-Budgetierung: Diese startet bei den einzelnen Abteilungen, wobei sich die Gesamtsumme abschließend an der Führungsspitze ergibt.
Einige Betriebe greifen sogar auf eine Kombination aus diesen beiden Strategien zurück, um den größten Nutzen daraus zu ziehen und die einhergehenden Nachteile auszugleichen.
So sieht der Aufbau einer effektiven Budgetkontrolle aus
Nach der Anfertigung eines Budgetplans ist die Buchhaltung für die umzusetzende Budgetkontrolle zuständig, bei der bestenfalls alle Abteilungen eingebunden werden. Jedoch ist dies nur möglich, solange alle betroffenen Mitarbeiter Einsicht in die Geschäftsfinanzen haben. Dies kann mittels digitalen Tools oder virtuellen Kreditkarten ermöglicht werden. Dabei gestaltet sich der Aufbau einer effektiven Budgetkontrolle meist wie folgt:
1. Budgets und Finanzziele festlegen
Im ersten Schritt werden die strategischen Finanzziele definiert. Dabei gilt, je genauer diese formuliert werden, desto besser! Dazu stehen den Finanzmanagern verschiedene Optionen zur Auswahl, wie auch die bereits erwähnte Top-Down- und Bottom-Up-Budgetierung. Dadurch wird nicht nur auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Führungsebene eingegangen, sondern auch auf die der restlichen Abteilungen Wert gelegt.
2. Integration eines Ausgabenmanagement-Systems
Da eine strukturierte Finanzübersicht nicht immer so einfach zu wahren ist, aufgrund der Vielzahl an Angestellten mit der Befugnis, Zahlungen durchzuführen, verwenden Unternehmen immer öfter unterstützende Ausgabenmanagement-Systeme, wie z. B. Moss. Diese erfassen alle getätigten Zahlungsströme und bereiten die Daten transparent und in Echtzeit auf. Meistens wird zusätzlich noch eine DATEV-Schnittstelle genutzt, um Externen die Daten bereitzustellen.
3. Abgleich von Budgetkontrolle und Budgetierung
Die Budgetkontrolle ist nicht nur für den Abgleich des aktuellen Budgets und den gesetzten Zielen relevant, sondern dadurch können auch rechtzeitig strategische Budgetanpassungen vollzogen werden. Denn eine Budgetierung ist stark an zukünftige Zahlen und Prognosen angebunden, welche man nie mit hundertprozentiger Sicherheit vorhersagen kann.
4. Kommunikation der Budgetkontrolle
Da das Budget, die Erreichung der Ziele und das Einhalten von Limits das gesamte Unternehmen betrifft, bedarf es auch einer regelmäßigen Kommunikation bezüglich der Budgetkontrolle und ihrer Ergebnisse. Dadurch können in Folge Kosteneinsparungen als auch Budgetanpassungen effizienter umgesetzt werden.
5. Hohe Flexibilität bei der Budgetkontrolle
Veränderungen in Form von Neuausrichtungen, Gesetzesänderungen oder technologischen Weiterentwicklungen müssen ebenso in die Budgetkontrolle einbezogen werden. Deshalb ist ein flexibles Handhaben enorm wichtig, um treffende Entscheidungen fällen zu können.
Je nach Strategie und Unternehmensgröße kann der Aufbau jedoch stets ein wenig abweichend sein.
Fazit
Damit Betriebe ihre gesetzten Finanzziele erreichen, den Überblick über sämtliche Zahlungsflüsse behalten und zugleich nicht in die Zahlungsunfähigkeit rutschen, bedarf es einer ordentlichen Budgetkontrolle. Diese basiert auf einem entsprechenden Budgetplan, welcher unter anderem geplante Einnahmen, Strategien, benötigte Ressourcen und vieles mehr beinhaltet. Nur in Kombination mit einem Budgetplan kann ein Betrieb eine effiziente Budgetkontrolle garantieren und davon profitieren. Dafür bieten sich zudem verschiedene Varianten von Budgetierungen an, wobei dieser Prozess mittels digitaler Tools erleichtert werden kann. (prm)
