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Nachricht vom 22.02.2023    

Tipps für die Erstellung eines Dienstplans mit einer Software

Dienstpläne gehören zu den wichtigsten Planungsinstrumenten in der Personalwirtschaft, da sie essenziell für die Zweckerreichung eines Unternehmens sind. Deren Erstellung geht jedoch – zumindest manuell – mit einem hohen Aufwand einher. Nicht ohne Grund setzen immer mehr Unternehmen bei der Erstellung ihrer Dienstpläne und Schichtpläne auf eine Software. Das ist verständlich, denn Softwares sind mobil, smart und transparent. Allerdings gilt es auch bei der Erstellung eines Dienstplans mit Software ein paar Dinge zu beachten. Daher haben wir hier einige Tipps parat.

Foto Quelle: pixabay.com / goumbik

Arbeitsrecht und Datenschutz einhalten
Personalverantwortliche dürfen bei der Erstellung eines Dienstplans nicht einfach schalten und walten, wie sie möchten, denn es gibt das Arbeitsrecht. Hier gilt es unter anderem das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu nennen, welches die maximale Arbeitszeit von Arbeitnehmern und Auszubildenden regelt. Allein schon deswegen können Arbeitgeber in Deutschland nicht einfach im Sinne der Wirtschaft handeln. Neben dem Arbeitsrecht sollte auch der Datenschutz genannt werden. Mit einer guten Software ist es möglich, die Regelungen von BDSG und DSGVO ohne Probleme einzuhalten. Dazu gehört auch, dass alle Daten in zertifizierten Rechenzentren gehostet werden.

Personalverantwortliche schulen
Nicht alle Softwares sind so komplex, dass eine Schulung erforderlich ist. Wer einen Dienstplan erstellen und dabei auf einen hohen Funktionsumfang zugreifen möchte, sollte sich jedoch darauf einstellen. In solchen Fällen ist davon auszugehen, dass eine einwandfreie Bedienung der Software spezielles Fachwissen erfordert. Glücklicherweise sind Präsenzschulungen nur selten vonnöten, da die meisten Softwareanbieter Webinare oder vergleichbare Angebote bereitstellen. Eine Nutzung entsprechender Angebote ist oft kostenlos.

Mitarbeiter einbeziehen
Obwohl es selbsterklärend sein sollte, gibt es noch immer Unternehmen, die ihre Mitarbeiter bei der Dienstplanerstellung nicht ausreichend berücksichtigen. Das ist jedoch ein gewaltiger Fehler, denn die interne Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Ohne die Ansprüche und Wünsche von Mitarbeitern zu berücksichtigen, ist die Erstellung eines Dienst- oder Schichtplans nicht möglich.

Features wie Benachrichtigungen nutzen
Bei einer Erstellung mit Software haben wir weit mehr Möglichkeiten als manuell und das sollte man wahrnehmen. So stehen in der Regel zahlreiche Features zur Verfügung, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von Vorteil sind. Ein anschauliches Beispiel dafür sind Benachrichtigungsfunktionen, die Betroffene über Schichtwechsel oder andere Ereignisse informieren. Mit solchen Features wird sichergestellt, dass alles wie geplant abläuft. Dadurch lassen sich unnötige Missverständnisse oder Verzögerungen vermeiden.

Vorausschauend planen
Selbst die beste Planung ist noch keine Garantie dafür, dass es am Ende so läuft, wie man es sich vorgestellt hat. Ob der Dienstplan manuell oder mit Software erstellt wird, spielt dabei im Grunde keine Rolle. In beiden Fällen kann es zu unvorhergesehenen Ereignissen wie Krankheitsfällen kommen. Die Krankmeldungen in Deutschland zeigen, dass Mitarbeiter 2021 im Schnitt 11,2 Tage pro Jahr krank waren. Hinzu kommen Ausfälle wegen Kita- und Schulschließungen sowie vergleichbaren Ereignissen. Solche Faktoren dürfen auf einen Fall außer Acht gelassen werden, da sie selbst die beste Planung zunichtemachen können. Daher gilt es vorausschauend zu denken und auch solche Aspekte einzubeziehen. Mit einer Software gibt es diesbezüglich weit mehr Möglichkeiten als bei einer manuellen Erstellung. (prm)

Agentur Autor:
Sebastian Meier



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