Nachricht vom 22.11.2021 
Lohnt sich die Umstellung auf digitale Zeiterfassung?
Nach wie vor wird das Thema Zeiterfassung in vielen deutschen Unternehmen vernachlässigt. Vor allem kleine Unternehmen beschäftigen sich kaum mit der Umstellung auf digitale Systeme. Entweder werden die Arbeitszeiten gar nicht erfasst oder lediglich mit sogenannten Stundenzetteln. Diese Methode ist jedoch ein ziemlicher Zeitfresser, was am Ende für unnötige Kosten sorgt. Daher stellen wir Ihnen im Folgenden die Vorteile der digitalen Zeiterfassung im Detail vor.
Zeiterfassung mit einem Stundenzettel
Bei der analogen Zeiterfassung werden in der Regel Stundenzettel eingesetzt. Angestellte oder Handwerker haben jedoch relativ viel zu tun während des Arbeitsalltags und vergessen oftmals die Zettel auszufüllen. Dann muss immer wieder daran erinnert werden, doch im Nachhinein werden die Daten oft falsch eingetragen. Die Zeiten können dann nicht korrekt abgerechnet werden und die Nachverfolgung nimmt viel Zeit in Anspruch.
Nutzen Sie stattdessen eine Excelvorlage für den Stundenzettel. Damit können die Arbeitszeiten gleich digital eingegeben werden. Haben dann nicht nur die Angestellten, sondern auch die Buchhaltung Zugriff darauf, können die Daten sofort verarbeitet werden, was einiges an Zeit spart.
Zeitaufwand für Buchhaltung
Analoge Stundenzettel werden entweder eingesammelt oder abgegeben. Allerdings vergessen viele Mitarbeiter die regelmäßige Abgabe und vor allem bei Handwerkern kommt es oft vor, dass diese spät von einem Kundeneinsatz zurückkommen und direkt weitere Verpflichtung haben. Der Zettel bleibt dann im Fahrzeug oder in der Tasche liegen. So muss die Buchhaltung einen enormen Aufwand betreiben, um überhaupt an die Stundenzettel zu gelangen.
Sind die Stundenzettel dann da, müssen diese händisch digitalisiert werden. Das birgt jedoch eine weitere Fehlerquelle, da viele Zettel unleserlich oder nicht vollständig ausgefüllt sind. Dadurch dauert es noch länger, bis alle Stundenzettel eingetragen sind.
Als Unterschied die digitale Zeiterfassung
Steht allen Mitarbeitern eine digitale Lösung zur Verfügung, können die Arbeitszeiten selbstständig über das Handy, Tablet oder den PC erfasst werden. Dadurch werden die Zeiten vollständig erfasst und sind zudem leserlich. Ebenso können die Arbeitszeiten auch gezielt Kunden und Projekten zugeordnet werden, was die spätere Auswertung deutlich vereinfacht.
Dazu können Sie eine Excelvorlage nutzen, die für unterschiedliche Stellen im Betrieb freigeschaltet wird oder Sie setzen auf eine App oder ein Online-Tool. Diese synchronisieren die Arbeitszeiten automatisch im System und erinnern auch die Mitarbeiter daran, ihre Zeiten wirklich einzutragen. Allein dadurch, dass nichts mehr händisch ins System eingetragen werden muss, werden einige Arbeitsschritte gespart. Die Buchhaltung muss die Zeiten lediglich herunterladen, auswerten und an den Steuerberater weiterleiten.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung
Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung sind:
● Immer und überall flexibel einsatzbereit
● Einfach bedienbar beim Erfassen und Auswerten der Zeit
● Vorkonfiguriert und nach dem ersten Setup sofort einsatzbereit für Ihr Unternehmen
● Anpassbar an die Anforderungen Ihres Unternehmens und kompatibel mit Ihren hausinternen Systemen
Die Zeiterfassung sollte an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens angepasst und deshalb vielschichtig, aber trotzdem einfach zu bedienen, sein. Nur so kann eine korrekte Eingabe gewährleistet werden. Darüber hinaus ist die Online-Erfassung browserbasiert oder als App verfügbar, sodass diese von überall aus ausgefüllt werden kann. Schon auf dem Heimweg kann die Arbeitszeit nebenbei korrekt eingetragen werden.
Warum sich digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter und für das Unternehmen lohnt
Von der Umstellungen auf eine digitale Arbeitszeiterfassung profitiert jedoch nicht nur das Unternehmen, sondern auch der Arbeitnehmer. Bei der analogen Variante werden die Zeiten durch die Buchhaltung digitalisiert, was ein enormes Fehlerpotenzial bietet. Viele Arbeitnehmer erfassen daher die eigenen Zeiten nebenher, um eine Kontrolle zu haben. Durch eine digitale Lösung ist das nicht mehr notwendig, da die Mitarbeiter immer sehen können, wann und wo sie gearbeitet haben und ihre Zeiten selbst eintragen. Das macht es nicht nur für das Unternehmen deutlich transparenter, sondern auch für die Mitarbeiter.
So sparen Sie durch eine digitale Erfassung nicht nur Zeit und Geld, sondern können das Thema Arbeitszeit auch transparent lösen. Das sorgt für deutlich mehr Spielraum innerhalb der Buchhaltung und auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. (prm)
Agentur Artikel
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