Nachricht vom 29.06.2013 
Mittelständler zum „BVMW-Unternehmertreffen“ bei Flender-Flux
Gleich zwei Themen standen auf der Agenda des regionalen „BVMW-Unternehmertreffen“, zu dem sich Mittelständler am 26. Juni im Schulungszentrum von Flender-Flux in Netphen-Deuz trafen.
Netphen. Rainer Jung, Bezirksgeschäftsführer des Bundesverbandes mittelständische Wirtschaft BVMW und als Gastgeber der Geschäftsführer der Deuzer Wilhelm Flender GmbH, Armin Herres, begrüßten über 40 Unternehmer aus den Kreisen Siegen-Wittgenstein, Olpe, Altenkirchen und dem Lahn-Dill-Kreis. Armin Herres stellte das traditionsreiche, noch immer im Familienbesitz befindliche Unternehmen vor, Marktführer in Produktlösungen in Sachen Schneefang-, Begehungs- und Sicherheitssysteme für die verschiedensten Dachformen- und -eindeckungen.
Jung berichtete von vielen Gesprächen mit Unternehmern, die von Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Software hatten. Außerdem wies er auf geänderte Vorgaben der Steuerbehörden hin.
Das erste Thema: „Neue Software: Weg ins Chaos oder echter Fortschritt?“, dieser Zukunftsfrage stellt sich jedes Unternehmen, das sich mit einer nicht (mehr) ausreichenden Software herumschlagen muss. Wie die firmenspezifische Lösung aussehen muss, zeigte als Referent Norbert Biron, N. Biron IT-Implementierungen, aus Liebenscheid. Die Gründe für die Einführung, Ergänzung oder Umstellung der Firmensoftware sind sehr vielseitig: das Unternehmen hat sich weiterentwickelt, die Prozesse sollen stabilisiert und beschleunigt, „Kopfwissen“ soll zu Systemwissen werden. Anhand von kritischen Faktoren weist er auf die Gründe für ein Scheitern hin. Oft sind die Geschäftsprozesse falsch oder unzureichend definiert, die Schnittstellen zu anderen Programmen nicht bedacht worden, die mitwirkenden Personen zu wenig informiert/geschult und der Einführungszeitraum zu kurz geplant. Also kommt viel auf die Vorbereitung an.
Es sind vorab die Fragen zu klären: Passt die Hardware, gehe ich in kleinen Schritten vor, führe ich die neue Software in allen Abteilungen und auch in den Niederlassungen ein, welchen Softwarepartner wähle ich aus, nehme ich eine Branchensoftware und welche Mitarbeitern bilden das Projektteam? Damit geht es daran, ein Lastenheft aufzustellen, in dem die Anforderungen an die (neue) Software festgelegt werden. Dieses ist dann die Grundlage für den potentiellen Softwarepartner/-Anbieter. Biron zusammenfassend: „Ein Chaos bei der Einführung einer neuen Software verhindern wir, wenn wir Prozesse, Anforderungen und Ziele definieren, in einem Lastenheft als Vertragsbestand-teil an das Softwarehaus festlegen, das Budget dafür sauber kalkulieren und uns Zeit für die Einführung nehmen“.
„Sichere und rechtssichere Dokumentenarchivierung“ war das zweite, die IT betreffende Thema. – Aber eben nicht nur die IT, denn, so der Referent Jan Soose von der Weidenauer bmd GmbH: „Mittelfristig wird es zwar kein papierloses Büro geben, aber papierarme Prozesse sind durch elektronische Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme realisierbar, nehmen ständig zu und bieten viel Optimierungspotential“, so seine Voraussage über das Büro von Morgen. Wenn nach einer Reuters-Studie aus 2011 Manager und Sachbearbeiter 50 Prozent ihrer Zeit damit verbringen, Informationen zu suchen, ist dieses Grund genug, daran etwas zu ändern – vor allem bei noch steigender Informationsflut. Also muss es heißen: (rechts-)sichere und übersichtliche Dokumentierungs- und Archivierungsmöglichkeiten zu finden und umzusetzen. Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 – so sehr es in verschiedenen Fällen von den Unternehmen nicht mit Beifall bedacht – eröffnet für Soose eine Chance für das „papierlose Büro“.
Vor Allem für die elektronische Rechnungsverarbeitung bringt es Vorteile, kostet doch nach einer Studie der Deutschen Bank E-Invoicing die Unternehmen jede eingehende (Papier-) Rechnung 10,90 Euro und jede ausgehende (Papier-)Rechnung 6,40 Euro. Hier, so der Referent, verbirgt sich beim papierlosen Handling erhebliches Einsparpotential für jeden Betrieb. Aber nicht nur die Rechnungen sind sinnvoll elektronisch zu bearbeiten und zu archivieren, sondern die gesamte Korrespondenz. Hinzu ergibt sich noch die Frage, ob sich die Steuerprüfer zukünftig noch durch Ordner wühlen wollen. Ärger mit den Steuerbehörden ist ab 2014 also möglicherweise vorprogrammiert. (Rainer Jung – BVMW)
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