WW-Kurier Ihre Internetzeitung für den Westerwaldkreis Nachricht vom 12.08.2025 Wirtschaft 5 Tipps für digitale Dokumentenverwaltung RATGEBER | Die Arbeit mit Dokumenten ist ein mühsamer Prozess. Man muss Dokumente sorgfältig prüfen, diese ordnungsgemäß organisieren. Sogar ordnungsgemäß speichern. Wenn wir einige Jahrzehnte zurückdenken, waren diese Prozesse viel komplizierter als heute. Natürlich steht der Fortschritt nicht still. Musste früher alles manuell erledigt werden, können diese Aufgaben heute an verschiedene Tools delegiert werden. Als die aktive Nutzung digitaler Dokumente begann, kamen zahlreiche Dokumentenmanagementsysteme auf den Markt. Diese Tatsache kann sicherlich nur erfreulich sein. Mit solchen Lösungen ist das Dokumentenmanagement kein komplizierter und zeitaufwändiger Prozess mehr. Möchten Sie ein Dokumentenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen implementieren? Aber Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier finden Sie ein paar Tipps für den Einstieg in die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen. Was ist ein Dokumentmanagementsystem? Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine hervorragende Lösung zum Speichern von Papierdokumenten und digitalen Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv. Was erhalten Sie, wenn Sie dieses System integrieren? Sie können Ihre Dokumente nicht nur verarbeiten und speichern. Sondern auch verfolgen und erfassen. Dies ist sicherlich eine praktische Lösung. Für eine effektive Integration ist es jedoch notwendig, dass jeder Mitarbeiter diese Lösung befürwortet. Erst wenn das gesamte Team gemeinsam an der Transformation der Arbeitsprozesse arbeitet, ist dies bereits der Beginn einer positiven Veränderung im Umgang mit Dokumenten. Welche Hinweise sollten Einsteiger bei der Integration eines Dokumentenmanagementsystems beachten? Planen Sie in Ihrem Unternehmen den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems? Sie wissen aber nicht, wie Sie den Einstieg erleichtern können? Dies ist ein häufiges Problem. Aber in Wirklichkeit ist es einfach, in einem solchen System Arbeit zu erledigen. Nachfolgend finden Sie die fünf wichtigsten Tipps für digitales Dokumentenmanagement. Tipp 1: Man muss ein konkretes Ziel setzen Vor der DMS-Implementierung muss jeder Firmeninhaber festlegen, welche Aufgaben das System erfüllen soll. Das heißt, Sie müssen bestimmen, was Sie mit einem solchen System erreichen möchten. Natürlich steht jedes Unternehmen vor seinen eigenen, spezifischen Herausforderungen. Daher verfolgen die Unternehmen bei der Implementierung eines solchen Systems auch ihre eigenen Ziele. Wenn Sie sich den DMS-Markt ansehen, werden Sie feststellen, dass er eine große Auswahl bietet. Deswegen können Sie die Lösung wählen, die am besten zu Ihrer Vision passt. Andererseits führt eine große Auswahl zu Verwirrung. Um dies zu vermeiden, müssen Sie die Anforderungen, die dieses System erfüllen muss, klar definieren. Nur so können Sie das System für digitale Dokumentenverwaltung auswählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht. Tipp 2: Bestimmen Sie, wie stabil das integrierte System sein wird Vor der Implementierung eines DMS müssen Sie feststellen, wie zukunftsträchtig ein solches System in Ihrem Unternehmen ist. Was bedeutet das? Dabei ist darauf zu achten, dass die gewählte Software in allen notwendigen Bereichen Ihres Unternehmens einsetzbar ist. Natürlich ist es in diesem Fall notwendig, eine Software auszuwählen, die in mehreren Bereichen eingesetzt werden kann. Das heißt, wenn dies nicht geschieht, wird jede Abteilung ein anderes System haben. Daher sollten Sie keine höhere Effizienz am Arbeitsplatz erwarten. Um in diesem Fall die beste Lösung auszuwählen, muss zunächst darauf geachtet werden, ob die Software überhaupt gut skalierbar ist. Das heißt, wenn Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit expandiert und Sie zusätzliche Abteilungen hinzufügen müssen, dann wird ein solches System diese Aufgaben bewältigen. Tipp 3: Es ist notwendig, die Mitarbeiter einzubeziehen Sie möchten DMS erfolgreich integrieren? Ohne Einbeziehung aller Mitarbeiter – das ist unmöglich. Bei der Digitalisierung ist es wichtig, keinen Mitarbeiter außer Acht zu lassen. Denn letztlich betrifft dieser Prozess alle im Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in der Druckbranche tätig ist und Sie Unterschrift in PDF einfügen müssen, was Sie mithilfe von Online-Tools wie PDF Guru tun können, sollte dieser Vorgang jedem Ihrer Mitarbeiter bekannt sein. Zu Beginn der Digitalisierung müssen Sie alle Ihre Mitarbeiter über den Übergang und seine Ziele informieren. Beachten Sie, dass Sie in manchen Fällen auf Kritik und Bedenken seitens der Mitarbeiter stoßen können. Aber das ist nicht überraschend. Denn alles Neue wirft immer viele Fragen auf. Wenn am Anfang alles genau erklärt wird, spart das später Nerven. Denn oft kann es zu Missverständnissen und Skepsis kommen. Tipp 4: Es wird nicht empfohlen, sich zu beeilen Sie können das Dokumentenmanagementsystem sofort in alle Abteilungen Ihres Unternehmens integrieren. Aber überstürzen Sie nichts. Die beste Lösung ist eine schrittweise Umsetzung. Sie können das System beispielsweise zunächst nur in einer Abteilung einsetzen. Wenn diese Implementierung erfolgreich ist, können Sie schrittweise mit der Implementierung in anderen Abteilungen fortfahren. Warum ist eine schrittweise Umsetzung wichtig? Denn so können Sie eventuelle Probleme erkennen und gegebenenfalls korrigieren. Mit diesem Wissen vermeiden Sie Probleme bei der Integration des Systems in das gesamte Unternehmen. Tipp 5: Vergessen Sie nicht die ständige Optimierung Die erfolgreiche Integration des Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen bedeutet nicht das Ende. Auch wenn alles perfekt funktioniert. Und Ihre Mitarbeiter sind mit der Software zufrieden. Es ist notwendig, das elektronische Dokumentenmanagementsystem ständig zu optimieren. Dieses System muss an neue Ziele angepasst werden. Abschließende Gedanken Digitales Dokumentenmanagement ist die Lösung, die Ihrem Unternehmen hilft, effizienter zu arbeiten. Oben haben Sie Empfehlungen gesehen, die Ihnen den Einstieg in ein solches System erleichtern. Bedenken Sie, dass der Erfolg der DMS-Implementierung von den von Ihnen gesetzten Zielen und der Veränderungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter abhängt. (prm) Nachricht vom 12.08.2025 www.ww-kurier.de