Nachricht vom 21.11.2022 
Digitale Nebenkostenabrechnung für Vermieter – endlich ohne Zettelchaos
Die Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter ein leidiges Thema, das einmal im Jahr angegangen werden muss. Dabei unterlaufen aufgrund der Masse an Zahlen und Dokumenten häufig Fehler, – den Überblick zu behalten, ist hier scheinbar unmöglich. Um genau das zu vermeiden, bieten digitale Tools Lösungen für die Nebenkostenabrechnung an. Statt wochenlang komplizierte Rechnungen für die Umlegung von Kosten durchzuführen, können diese einfach und übersichtlich online ausgeführt werden. Alle Informationen über die Vorteile und Möglichkeiten der digitalen Nebenkostenabrechnung gibt es in diesem Artikel.
Wie funktioniert die digitale Nebenkostenabrechnung?
Für viele Vermieter gehört das zum Alltag: Dokumente sammeln, Zählerstande ablesen, Kosten überprüfen und anschließend mit den passenden Umlageschlüsseln Berechnungen durchführen. Das klingt ziemlich kompliziert und kostet viel Zeit und Anstrengung. Statt alle Daten händisch zu sammeln oder eine unübersichtliche Excel-Tabelle anzulegen, bieten digitale Tools, beispielsweise auf Objego.de, die Lösung: Mithilfe einer speziell dafür entwickelten Software können Nebenkostenabrechnungen einfach erstellt und heruntergeladen werden. Über das Online-Tool erfolgt die Abrechnung der Nebenkosten in einigen wenigen Schritten:
1. Informationen eingeben: Zunächst werden alle wichtigen Daten zu Mietern, Verträgen und Mietobjekten eingegeben.
2. Kosten erfassen: Alle umlagefähigen Kosten und Umlageschlüssel werden einmalig erfasst und zugeordnet. Die Umlage erfolgt dann meist automatisch und ohne eigenes Zutun.
3. Daten überprüfen: Zuletzt kann die Abrechnung noch einmal überprüft und anschließend heruntergeladen werden.
Zusätzlich bieten digitale Tools häufig weitere Funktionen wie eine digitale Dokumentenverwaltung oder eine Mieteingangsübersicht an. Statt dicken Papierordnern im Regal haben Vermieter so alle wichtigen Dokumente übersichtlich gespeichert und zudem ihre Finanzen stets im Blick.
Vorteile einer digitalen Nebenkostenabrechnung: Lohnt sich die Umstellung?
Eine Nebenkostenabrechnung ist eine komplexe Aufgabe, bei welcher viele verschiedene Kostenparameter beachtet werden müssen. Nicht immer ist es für Vermieter einfach nachzuvollziehen, welche Kosten überhaupt auf den Mieter umgelagert werden dürfen und welche formellen Anforderungen es gibt. Auch über zeitliche Fristen oder spezielle Sonderfälle sollten Vermieter Bescheid wissen. Im Gegensatz zum händischen Zettelchaos bieten digitale Nebenkostenabrechnungen hier eindeutige Vorteile:
Verringerter Zeitaufwand
Digitalisierung bedeutet primär eins: Effizienz und Zeiteinsparung. Statt stundenlangem Herumärgern mit einem riesigen Haufen an Papieren, können alle Daten und Dokumente online erfasst und gespeichert werden. So ist die Nebenkostenabrechnung deutlich schneller und entspannter erstellt.
Dokumentenverwaltung: Alle Daten ständig und von überall verfügbar
Die Nebenkostenabrechnung kann überall und jederzeit erstellt oder aufgerufen werden – und das sowohl vom Smartphone als auch vom Computer aus. Digitale Tools gewährleisten ein übersichtliches Dokumentenmanagement und sorgen dafür, dass nie wieder stundenlang nach dem einen fehlenden Zettel gesucht werden muss. So können ohne Probleme die Fristen der Kostenabrechnung eingehalten werden.
Glückliche Mieter durch erhöhte Transparenz
Die einzelnen Kostenpunkte werden transparent aufgelistet und sind so für den Mieter auf der Kostenabrechnung einfach nachzuvollziehen. So können Mieterbeschwerden verhindert und ein gutes Verhältnis zwischen beiden Parteien geschaffen werden, das auf Verlässlichkeit und Transparenz beruht.
Gewährleistung einer hohen Nachvollziehbarkeit
Digitale Nebenkostenabrechnungen weisen eine deutlich höhere Revisionssicherheit als händisch angefertigte Abrechnungen auf. Der verbesserte Überblick sorgt nicht nur für Ordnung und Sicherheit bei Mieter und Vermieter, sondern auch für externe Parteien wie Wirtschaftsprüfer. Damit steuerlich alles seine Richtigkeit hat, ist es besonders wichtig, dass die Abrechnung der Nebenkosten vollständig und nachvollziehbar erfolgt.
Korrekte Daten durch hohe Prozesssicherheit
Digitalisierung bedeutet, dass Abläufe stets nach einem festgelegten Muster ablaufen und Fehler so effektiv vermieden werden. Eine digitale Nebenkostenabrechnung beinhaltet festgelegte, geprüfte Prozesse, die zuverlässige Ergebnisse liefern. So wird sichergestellt, dass keine wichtigen Aspekte vergessen und aktuelle rechtliche Richtlinien beachtet werden.
(Siehe Infografik am Ende des Artikels)
Vorteile für Vermieter mit mehreren Immobilien
Digitale Lösungen für Nebenkostenabrechnungen bieten vor allem auch für Vermieter mit mehreren Mietobjekten Vorteile. Je mehr Immobilien ein Vermieter besitzt, desto größere Herausforderungen fallen an – da den Überblick zu behalten, ist gar nicht so einfach. Statt externe Hausverwaltungen für viel Geld zu engagieren, kann der Verwaltungsaufwand auch mit digitalen Tools möglichst gering gehalten werden.
Gleiches gilt für den Besitz von gewerblich genutzten Immobilien: Hier ist eine transparente, übersichtliche Nebenkostenabrechnung enorm wichtig. Betriebskosten wie Reinigung, Abwasser, Entsorgung und weiterer Nebenkosten wie der Mitnutzung von Fahrstühlen oder Toiletten können im System übersichtlich gesammelt und verbucht werden.
Besonders, wenn Vermieter eigenen Strom für ihre Immobilien erzeugen, ist eine korrekte Abrechnung der Nebenkosten unabdingbar. Welche Quellen verbrauchen wie viel Strom – und welche speisen Strom ein? Ohne die Hilfe eines digitalen Tools ist es praktisch unmöglich, eine derart komplexe Rechnung vollständig und fehlerfrei durchzuführen. Zudem ist die Software für die Vorausplanung und Vorhersage der Kosten der nächsten Jahre hilfreich: Wo können Maßnahmen sinnvoll sein, die zu einer Einsparung beim Verbrauch beitragen können?
Tipps für die Auswahl des richtigen Tools für die digitale Nebenkostenabrechnung
Tools für die digitale Nebenkostenabrechnung gibt es in unterschiedlichen Preisklassen und verschiedenen Preismodellen: Für Vermieter mit wenigen Immobilien oder Wohneinheiten bietet sich ein Modell an, bei welchem pro Wohneinheit ein Fixpreis gezahlt wird. Für Vermieter mit vielen Immobilien lohnt sich ein Abo-Modell, bei welchem die Zahlung pro Monat oder pro Jahr erfolgt. Auf diese Punkte sollte bei der Auswahl eines geeigneten Tools geachtet werden:
• Erfahrungswerte: Statt ein Tool zu wählen, dass Transparenz und Sicherheit verspricht, sollten vorher unbedingt die Bewertungen auf vertrauenswürdigen Bewertungsportalen wie Trustpilot geprüft werden.
• Expertenwissen: Welcher Anbieter steckt hinter der Software? Im besten Fall sind Experten in der Immobilien- und Finanzverwaltung zuständig und bringen das nötige Know-how mit. Nur so kann gewährleistet werden, dass bei Problemen und Unsicherheiten mit der Software eine kompetente Beratung erfolgt.
• Datenschutz: Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO und dem BDSG sollten selbstverständlich erfüllt werden. Auch eine verschlüsselte Datenübertragung ist wichtig – schließlich geht es bei der Nebenkostenabrechnung um höchst sensible Daten.
Fazit: Die Nebenkostenabrechnung der Zukunft
Die Verwaltung von Immobilien bedeuten für viele Vermieter jedes Jahr viel Zeitaufwand und Stress – Dokumentenverwaltung, Kostenabrechnungen oder auch offene Rechtsfragen und die Kommunikation mit Mietern sind zeitaufwendig und anstrengend. Ein digitales Tool zur Nebenkostenabrechnung bringt hier Erleichterung: Mit einigen Klicks können die Nebenkostenabrechnungen erstellt, versendet und von den Mietern transparent nachvollzogen werden. So wird nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern auch ein gutes Verhältnis zwischen Mietern und Vermietern geschaffen. (prm)
Agentur Artikel
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