Nachricht vom 11.02.2022 
Die Zukunft digitaler Events
Das Meeting mit Chef und Kollegen, Workshops und Feiern, der Elternstammtisch vom Kindergarten, das Treffen mit Freunden und selbst der Gottesdienst – während der Coronapandemie fanden zahlreiche Events und Veranstaltungen online statt. Und viele Menschen lernten die Vorteile der digitalen Events zu schätzen. Doch bedeutet das, dass auch über die Corona-Pandemie hinaus Digitalevents zu unserem Alltag gehören werden? Und welche Möglichkeiten sind von virtuellen Veranstaltungen der Zukunft zu erwarten?
Darum sind digitale Events so beliebt
Technische Probleme sind die wohl größte Sorge, wenn es um die Planung einer virtuellen Veranstaltung geht. Viele Organisatoren befürchten Pannen und Unterbrechungen, die für die Teilnehmer zum Problem werden könnten. Eine weitere Sorge gilt dem Engagement der Teilnehmer, ihrer Interaktion und dem Netzwerken. Viele Veranstalter fürchten, dass diese Punkte im Vergleich zu persönlichen Treffen zu kurz kommen.
Doch die Coronapandemie hat gezeigt, dass virtuelle Events und Veranstaltungen nicht die zweite Wahl sein müssen. Wird ein digitales Event professionell aufgezogen, bietet es sowohl den Veranstaltern als auch den Teilnehmern viele Vorteile. Nicht zuletzt aus diesem Grund greifen viele Veranstalter für die Planung eines digitalen Events auf die Hilfe einer professionellen Eventagentur zurück.
Höhere Teilnehmerzahlen
Virtuelle Events lassen höhere Teilnehmerzahlen zu als Veranstaltungen vor Ort. Und dies ist nicht nur dadurch bedingt, dass der virtuelle Raum weniger begrenzt ist als ein physischer Veranstaltungsort. Die Besucher des Events haben zudem keine Anfahrten, die sie möglicherweise von der Teilnahme abhalten. Wer in Chicago, Illinois lebt und an einer Veranstaltung in Köln teilnehmen möchte, der muss dafür schon einen hohen Aufwand betreiben – ein Digitalevent hebelt geografische Barrieren aus. Dies bietet einen großen Mehrwert für Teilnehmer und Veranstalter, denn es spart nicht zuletzt Geld und Zeit.
Geringere Kosten
Wer schon einmal eine B2B-Veranstaltung geplant hat, weiß, dass dies eine teure Angelegenheit werden kann. Mit der Umstellung auf virtuelle Plattformen können Organisatoren hingegen viel Geld sparen. Denn bei Digitalevents fallen weder Kosten für den Veranstaltungsort noch für Personal, Verpflegung, die Einrichtung von Ständen oder andere Dinge an, die für eine physische Veranstaltung notwendig wären.
Aufgrund der Kostenersparnis auf Seiten der Veranstalter, sinken auch mögliche Teilnahmekosten für die Besucher des digitalen Events. Diese sparen sich darüber hinaus Kosten für die Anreise und Unterkunft vor Ort.
Für Veranstalter kann es sich lohnen, das durch die Online-Veranstaltung gesparte Geld in eine leistungsstarke und zuverlässige Online-Plattform, Mikrofone, Kameras und Beleuchtung zu investieren.
Effizientes Zeitmanagement
Ein digitales Event spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Denn eine virtuelle Veranstaltung ist – gut geplant – ausgesprochen effizient. Niemand muss sich beispielsweise mehr um einen Ausstellungstisch kümmern, der keine Besucher anzieht. Neue Produkte und Dienstleistungen können stattdessen in virtuellen Communities bzw. Event-Communities vorgestellt werden. Digitalevents können zudem relativ kurzfristig und spontan auf den Weg gebracht werden. So lud CDU-Bildungspolitikerin Jenny Groß unlängst aufgrund zahlreicher Anrufe und E-Mails zu einer digitalen Diskussionsrunde zur Lage in den Kitas im Westerwaldkreis ein.
Auch für die Teilnehmer bedeutet ein Digitalevent eine Menge Zeitersparnis – brauchen sie doch keine langen Wege für die Teilnahme zurückzulegen.
Die Organisation virtueller Veranstaltungen kostet lediglich halb so viel Zeit wie die Organisation von Vor-Ort-Veranstaltungen. Darüber hinaus sind die Menschen eher bereit, sich für eine Online-Veranstaltung einige Stunden Zeit zu nehmen, anstatt für drei Tage an einen anderen Ort reisen zu müssen.
Gute Möglichkeiten zum Networking
Die Sorge, dass die Interaktion zwischen den Teilnehmern und das Networking bei digitalen Events zu kurz kommen, ist unbegründet, sofern die Veranstalter die Möglichkeiten der Digitalevents geschickt einzusetzen wissen. Netzwerken ist auf digitalen Veranstaltungen beispielsweise durch Live-Chat-Optionen und Tag-basierte Interaktionen möglich. Darüber hinaus können Teilnehmer sich per Name oder E-Mail suchen und untereinander Kontakt aufnehmen. Vielen Menschen fällt es sogar leichter, eine andere Person anzuschreiben als auf einem physischen Event jemanden anzusprechen.
Ein Blick in die Zukunft
Virtuelle Veranstaltungen und digitale Events sind aus unserem Alltag kaum noch wegzudenken. Ihre Relevanz haben sie in den vergangenen Monaten der Pandemie unter Beweis gestellt. Und ihre Vorteile haben bereits viele Veranstalter und Teilnehmer überzeugt. Zudem war die Pandemie ein enormer Beschleuniger für die digitale Zukunft. Da viele Menschen von jetzt auf gleich persönliche Treffen in die virtuelle Welt verlegen mussten, ist die notwendige Technik für die digitalen Veranstaltungen nun vielerorts gegeben und gehört quasi zum Standard. Darüber hinaus wurden viele neue Tools zur Verbesserung und Erleichterung von Digitalevents auf den Markt gebracht. Und in kürzester Zeit haben sowohl Eventmarketing und Veranstalter als auch Event-Teilnehmer enorme Lernprozesse in Richtung Digitalisierung durchlaufen.
Ein gutes Fundament für die Zukunft digitaler Events ist damit gelegt. Da wir Menschen aber persönliche Kontakte nicht missen wollen, wird dies auf der anderen Seite nicht das Aus für Veranstaltungen vor Ort bedeuten. Es ist vielmehr zu erwarten, dass Hybrid-Veranstaltungen zunehmen. Diese sind bereits jetzt sehr beliebt. Dabei wird die digitale Variante nicht einfach als Nebenprojekt, sondern als weitere Hauptaufgabe gesehen. Damit einhergehen wird sehr wahrscheinlich, dass digitale Events immer weniger versuchen, physische Veranstaltungen nachzuahmen und sich selbstständig entwickeln. Noch trifft man sich in digitalen Räumen, besucht Livestreams zu bestimmten Zeiten – die virtuelle Welt versucht, die analoge bestmöglich nachzuahmen, anstatt die eigenen Vorzüge auszubauen. Hier werden in Zukunft sicher einige neue spannende Formate zu erwarten sein. Und in 20 Jahren wird ein Digitalevent wohl vollkommen anders aussehen als heute.
Fazit
Digitale Events sind viel mehr als eine Notlösung in Pandemiezeiten. Sie bieten ganz eigene Chancen und Möglichkeiten für Privatmenschen, Arbeitgeber, Unternehmen und Start-Ups. Die digitalen Events werden persönliche Treffen nicht ersetzen, sich aber sehr wahrscheinlich als eigenständige Möglichkeit immer weiterentwickeln. Viele neue Tools und Formate sind zu erwarten. Dabei gibt es selbstverständlich auch einige Schattenseiten zu berücksichtigen. Für Datenschützer wird sich eine Menge Zündstoff bieten. Denn bereits heute werben manche Event-Tools damit, welche detaillierten Informationen Veranstalter mit ihrer Hilfe über ihre Teilnehmer bekommen. (prm)
Agentur Autorin:
Marie Neises
